Moje poslovno iskustvo naučilo me jednoj istinitoj stvari: da se maksimiziranje vaše produktivnosti, sreće, mira ili utjecaja najbolje može postići ako jasno razumijete 12 pravila vremena.
Imajte ciljeve
Učinkovitiji sa svojim vremenom je nebitno ako ne znate kako ga želite potrošiti. U upravljanju vremenom kompas je važniji od sata. Znajte kamo želite ići i utrošite svoje vrijeme na stvari koje vas tamo vode.
Mnogi ljudi troše energiju pokušavajući biti učinkovitiji, a da prethodno nisu učinili ono što je važno: postavljanje ciljeva. Kao da ste se izgubili na putu do novog grada. Brža vožnja ne pomaže ako idete u krivom smjeru. Smislite u kojem smjeru ići i krenuti tim putem.
Nakon što ga pripremite, popis ciljeva otkrit će vam što vam je važno.
Analizirajte kako provodite vrijeme
Uvijek je dobro znati kako trenutno provodite vrijeme. To možete pratiti postavljanjem timera da se isključi svakih 15 minuta; kad god zvuči, zapišite točno što radite. Alternativno, podijelite svoj dan na 15-minutne blokove i zabilježite svaku aktivnost koju radite.
Nakon što imate svoje dnevnike vremena, pregledajte ih. Kako su u usporedbi s vašim ciljevima? Provodite li vrijeme tamo gdje su vam prioriteti?
Vodite popis obaveza
Ovo zvuči prejednostavno, ali stvarno je osnova svih sustava upravljanja vremenom. Vaš popis zadataka može biti elektronički, na otmjenom papiru, uvezan u bilježnicu ili u slobodnom listu. Ključno je imati sve što želite postići na jednom popisu. Moj popis obveza može imati stavku u jednom retku, kao što je “napisati godišnje izvješće”, što me upućuje na mnogo veću datoteku ili čak okvir za datoteku na toj stavci.
Odredite svoj popis prioritetima
Nakon što imate popis, odredite koje su važne stavke. Označite ih highlighterom, crvenom olovkom ili na bilo koji drugi način koji ih ističe.
Ponekad mi se čini da je moja lista obaveza prevelika. Svaka stavka na popisu poziva “obrati pažnju na mene!”, iako većina njih nije bila istaknuta kao važna. U tim slučajevima uzmem prazan list papira i prekrijem svoj popis obaveza i zapišem samo tri ili četiri najvažnije stavke. To su oni na koje se treba usredotočiti.
Kontrolirajte odugovlačenje
Koristim brojne trikove da razbijem sve zaostale tendencije za odugovlačenjem. Na primjer, volim imati tiskanu kopiju svog digitalnog popisa zadataka. Ponovno ga ispisujem svakih nekoliko dana kako se dodaju nove stavke, a one dovršene ispadaju. Upravo u tim trenucima tražim stavke koje sam označio kao visoki prioritet, ali koje jednostavno nisu gotove.
Ljudi često kažu da imam veliku samokontrolu. Iskreno, ipak, veliki dio je kontrola okoliša. Kontroliram svoje okruženje kako bih eliminirao stvari koje bih mogao koristiti za odgađanje. Skinite igrice sa svog računala, na primjer, prodajte svoj TV i riješite se užurbanih poslova koje koristite da biste izbjegli važne zadatke.
Razvio sam jednu učinkovitu naviku koja mi je pomogla prekinuti odugovlačenje: “Prvo učini najgoru stvar.” Na početku svakog dana radim jedan zadatak koji mi je najviše stresan, a koji nisam obavio. Ponekad mu dam samo četvrt sata — na temelju teorije da mogu izdržati gotovo sve 15 minuta. Često me upravo taj kratki potisak probije.
Ako i dalje odugovlačim, preispitujem svoje razloge za postavljanje cilja. Kako bih stvorio dodatnu motivaciju za dovršetak zadatka, pojačavam razloge zašto bi to trebalo učiniti. Slično, mnogi ljudi sami sebe nagrađuju za dovršetak posla.
Organizirajte
Organizacija i upravljanje vremenom su povezani. Smatram da obavljam važne stvari kada imam sve alate koji su mi potrebni za obavljanje posla.
Suprotnost organizaciji – kaos, nered, neorganiziranost – općenito vodi do zauzetosti posla. Ako vam je stol nagomilan, svaki komad papira kaže “pogledaj me”. Možete završiti radeći puno posla, a da nikada ne dođete do važnih stvari.
Delegirajte
Jedan od načina da proširite svoje vrijeme je da navedete druge da vam pomognu u tome. Ključ delegiranja je predati sve zadatke koje netko drugi može obaviti znatno brže ili lakše nego vi.
Ako se bunite da nemate nikoga tko radi izravno za vas kome možete delegirati zadatke, nema problema. Razmislite o delegiranju na kolege, nadređenog, dobavljača ili čak kupca. Tretirajte delegiranje kao umrežavanje: tko bi u vašoj mreži bio najbolji za taj posao?
U nekim slučajevima morat ćete uložiti unaprijed kako biste nekoga obučili kako bi on ili ona mogli preuzeti zadatak od vas. Dugoročne uštede obično su vrijedne prethodnog vremena i troškova.
Nakon delegiranja, ne zaboravite zahvaliti na odgovarajući način. Možda mislite da bi ljudi zamjerili da ih se delegira, ali točno je suprotno. Ljudi vole da ih se pita, pogotovo ako se radi o nečemu u čemu su dobri.
Svladajte trikove učinkovitosti
Najbolji trik koji sam pronašao je “The Power of While”. Što možete raditi dok vozite? Dok hodaš? Dok čistite? Dok gledate TV? Veliki sam zagovornik audio kaseta i često slušam kasete dok radim nešto drugo.
Budući da sam tehno osoba, volim sav organizacijski softver koji mi omogućuje da zadržim svoje kontakte, popise obaveza i sastanke. Također koristim gadgete kao što su mobiteli, bežična e-pošta i osobni digitalni asistenti. Dobra uporaba tehnologije može vam uštedjeti dragocjeno vrijeme.
U redu je reći ne
Reći “ne” može biti najmoćniji vremenski alat kojim možete svladati. Kad vas netko zamoli da nešto učinite, zapitajte se koliko je to važno. Pomaže li vam da postignete svoje ciljeve? Je li to zadatak u kojem biste bili bolji od većine ljudi? Nemojte uvijek tražiti razloge za izlazak iz stvari, ali budite strateški u pogledu onoga što preuzimate.
To ne znači da uvijek kažem ne kad me zamole da pomognem. Ali ako odbijem, uvijek sam pristojan i taktičan te pokušavam predložiti nekog drugog tko bi dobro obavio posao.
Usredotočite se
Posvećivanje 100% fokusa i koncentracije na jedan po jedan zadatak može biti vrlo moćno. Uklonite smetnje. Usredotočite se na zadatak. Kada ste pravilno organizirani i pripremljeni, kada su vaša energija i snaga visoki, često možete dovršiti zadatak u 20% vremena potrebnog kada ste ometeni ili otvoreni za prekid.
Izgradite svoju banku učinkovitosti
Visoka učinkovitost nije moguća ako se ne brinete o sebi. Jedite ispravno, vježbajte, dobro spavajte i pijte umjereno. Mama je najbolje znala: sve stvari koje je rekla da su dobre za tebe jednostavno su najbolje i za tvoju učinkovitost.
Također vjerujem da meditacija može biti izvrstan način za izgradnju vaše učinkovitosti. To može biti transcendentalna meditacija, zen ili jednostavno pronalaženje načina da dođete u opušteno stanje koje vam omogućuje da se usredotočite na zadatak koji morate obaviti. Bez obzira na to kako to radite, punjenje baterija daje vam moć da učinite više u trenucima kada trebate biti najbolji.
Čuvajte se
Nije moguće biti “uključen” cijelo vrijeme. Odvojite vrijeme koje vam je potrebno za brigu o sebi – tijelu i duši – kako biste mogli postići vrhunsku učinkovitost kada je to potrebno. Imajte popis stvari koje volite raditi. Saznajte koje vas aktivnosti energiziraju i provedite više vremena radeći na njima. To će vam dati snagu i energiju da budete produktivniji kada se vratite na posao.
Za kraj, jedan savjet. Ako se nakon što ste ovoliko pročitali osjećate malo preopterećeno, predlažem da se vratite na pravilo 1 i dodate mir (zadovoljstvo) na svoj popis ciljeva. Upravljanje vremenom nije dodavanje stresa; radi se o tome da vam damo vrijeme da budete osoba kakva zaista želite biti.